仕事内容

大学事務の仕事内容・分野は「総務」「会計」「学務」のいずれか。

大学職員には「事務職」「図書職」「技術職」があります。職員の8割は事務職として勤務しています。

事務職の仕事は大きく3つの分野、「総務・人事」「会計」「学務」に分かれています。それぞれどんな仕事があり、どんな適性がある人が向いているかをまとめます。

総務・人事の仕事

僕はこの分野で仕事をしています。会計と学務の仕事を除いた大学事務の仕事全般を扱っています。

総務・人事の仕事内容

・会議の運営準備
大学での意思決定は「教授会」などの会議で行われます。資料作成と会場設営などは総務職員の仕事です。
・規程の制定
大学のルールは「就業規則」をはじめとして各種規程によって定められています。規程の整備、規程に照らし合わせて適切な仕事を行います。
・外部機関との協定の締結
外部機関と共同で研究や教育を行うことがあります。契約書の内容を確認し、先方の事務と打ち合わせをします。
・ホームページの更新
学生への情報や研究成果をホームページに掲載します。広報戦略を考えるのも総務担当です。
・実験申請書の確認
実験を行うのに、実験内容が委員会に承認される必要があります。委員は先生ですが、申請書類の準備は事務職が行います。
・採用、退職の手続き
教職員の採用・退職時の手続きを行います。募集をして説明会を行ったり、人件費の計算などを行います。
・各種保険加入の手続き
採用・退職時、また勤務形態が変わった時に社会保険、雇用保険の手続が必要です。関係機関に届け出を行います。
・証明書の発行
雇用証明書や在留資格認定証明書の発行が必要な場合、人事台帳から証明書類を発行します。
・職員の勤怠管理、出張処理
休暇の取得の推進や出張時の勤怠管理手続きを行います。
・郵便物の仕分け
大学には多数の郵便物が届きます。各学部や研究室に手紙を振り分けます。
・外部からの問い合わせ窓口
教員の研究やキャンパスに関する問い合わせの窓口になります。

総務・人事の仕事にはどんな人が向いてる?

総務・人事の仕事で重要なことはルールに則って仕事をするということです。

大学には多くの規程や規則があります。規程に沿って、必要に応じて「教授会」などの了解を得て業務を進めなければなりません。「勝手に自分の判断でやる」ことが職員として1番怒られることです。

ルールを確認して、然るべき部署に確認をとりながら仕事をすすめる力が求められます。逆にいうと、自分で独自の効率的な方法を考えたり、独創的なアイデアは必要ありません。

業務の範囲は多岐に渡るので、多くのルールを頭に入れて、ルールに則って迅速に処理する力がある人が向いています。

会計の仕事

お金に関することの全てと施設管理に関する窓口となるのが会計担当です。

会計の仕事内容

・物品の支払い処理
特に理系では、多くの化学製品や実験器具を購入しています。物品の確認と支払い処理を行います。
・出張の支払い処理
出張した場合は、提出された書類を確認して、規程に則って旅費の支払いを行います。
・不適切な会計処理の確認
カラ出張、カラ注文が行われ、研究費を懐にいれる例がかつてはありました。会計事務は不適切な処理がないように確認しています。
・入学金・寄附金の受け入れ
企業や大学OBから寄附金を受けられることもあります。お金の受け入れに関する事務を行います。
・施設管理
教室のエアコンやトイレの故障があったときに、確認や業者への手配を行います。
・財務状況の整理
全てのお金の支出と収入をまとめて、財務状況を公表しています。分類に間違いがないか細かく確認します。
・研究費取得の申請書の確認
申請書を書いて、研究費の申請を行います。申請書に不備がないか確認を行います。

会計の仕事にはどんな人が向いてる?

会計処理では間違いが許されません。大学の教員と職員という関係だと、教員の力が強いため、教員の不正を見逃してしまう職員も少なくないようです。厳しい目線で書類の確認や会計処理を行える人が向いています。

不適正な仕分けや会計処理を指摘し、適切に会計処理を行えることが求められています。「なんとなく」で仕事を行うのではなく、怪しいと思ったら必ず確認して、お金のやりとりをする力が必須です。

また、お金のことになると教員も少々無茶な要求をしてくることがあるようです。ダメなことはダメといえる強いメンタルもあったほうがいいと思います。あとは正義感ですね。

総務担当、学務担当は窓口業務として丁寧さが必要ですが、会計担当は少しの間違いでも指摘する厳しさが必要だと思います。

学務の仕事

学生への対応と授業サポート、卒業判定、入試関係の業務などを行っています。

学務の仕事内容

・学生からの生活相談、就職相談
学生からの生活相談(奨学金受け入れ等)や就職相談を受けます。就職相談は教員が受け入れることもありますが、事務でも受け付けます。
・学生団体の活動の承認、体育施設の貸し出し
部活動・サークル活動の承認と補助金の分配、体育施設の貸し出しなどを行います。
・シラバス、時間割の取りまとめ
教員がまとめた授業情報などをシステムや冊子で取りまとめます。
・レポート提出、成績の取りまとめ
授業が終わった後のレポート提出をまとめたり、成績情報がシステム上に正しくまとめられているか確認します。
・卒業判定の確認
卒業時に取得単位数が足りているか、必修授業がとられているかを確認します。
・学生情報のシステムへの入力
学生情報はシステムにまとめられています。氏名が変わったり、学年が進んでコースが決まったらシステムに入力します。
・留学生の受け入れ、サポート
留学生の受け入れに力を入れている大学は多いです。英語を使って、授業のことを伝えたり、相談にのったりします。
・願書受付と受付書類の送付
入試の時期には願書の受付などを行います。何度もチェックをして、確実に処理を行います。
・入試運営の管理
入試の際に試験監督を行うのは基本的に教員ですが、全体の枚数を数えたり、遅刻者の受付などは事務で行います。

学務の仕事にはどんな人が向いてる?

学務の仕事は「教員や学生が作成した書類のチェック」と「大学で不満なく生活できるようにサポートする」のがメインの仕事です。

困っていることがないか労って、教育研究を進めていただくように、授業を受けられるようにサポートします。人の気持ちに寄り添える人が向いていると思います。女性の学務担当職員は多いです。

総務担当、会計担当に比べると規則に縛られて仕事を行う、絶対に間違ってはいけないという業務が少ないため(入試・卒業判定などを除く)、細かい仕事が苦手な職員が配置されることが多いです。

学生が相手なので、大事にはなりにくいということもあるのかもしれません。