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大学職員のES(エントリーシート)・履歴書の書き方!志望動機の例文も

書類を作成する男性
kobataka1

人気の私立大学では採用倍率が高く、書類選考や学歴フィルターで足切り基準を設けています。

筆記試験で足切りがある国立大学においても、ES(エントリーシート)・履歴書は面接試験を通過するための材料になるため、しっかりした内容に仕上げる必要があります。

本記事の結論
  • 大学職員ならではのES・履歴書に記載すべき内容を紹介
  • 大学職員用の志望動機の例文あり
  • ES・履歴書の大半は使い回しで問題ない

本記事では、実際に大学事務の採用にも関わり職員歴5年以上の筆者が、大学職員に採用されるためのES・志望動機の書き方を紹介します。

【ES・履歴書のポイント】

  • 説得力のある志望動機
  • 人をサポートしたエピソード
  • コンプライアンス意識の高さ
  • 単純作業を苦にしない
ダイマナ
ダイマナ
現役アラサー国立大学職員
Profile
  • 平成元年生まれの30代、千葉県出身
  • 現役大学職員(大学職員歴:6年)
  • 大学では、教務・研究支援の業務を担当
  • ゆるふわ大学職員になろう
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    大学職員のES・履歴書の内容

    面接する人

    大学職員採用のためのES・履歴書のポイントを4つに分けて解説します。基本的な内容以外に、大学で働くために特別意識すべきことは以下の4点です。

    • 説得力のある志望動機
    • 人をサポートしたエピソード
    • コンプライアンス意識の高さ
    • 単純作業を苦にしない

    説得力のある志望動機

    ESでなによりも大切なのが、志望動機です。

    • 大学職員を志望した理由
    • その大学を志望した理由
    • 自分が貢献できること

    これらのポイントを抑えておく必要があります。長くなるため、具体的な記載例は後述しますが、志望動機は1番重要なポイントになります。

    人をサポートしたエピソード

    大学事務に採用されるために重要なことは、「人をサポートしたエピソード」を自己PRや特技などに記載することです。

    大学職員は、教員や学生をサポートするのがメインの仕事で、裏方的な仕事を任されることが多いです。

    人をサポートするエピソードがあると、大学職員に適正があると思わせることができます。

    「リーダーシップ」や「高い能力」よりも、「協調性」を意識した書き方にしましょう。例としては以下のような書き方です。

    • 部長として、部員の意見をしっかり聞くことに注力した
    • ゼミでは留学生が多かったため、語学力を上げてコミュニケーションの円滑化を図った
    • アルバイトでは「社員さんの手が回っていないこと」を積極的にサポートした

    直接的に大学の仕事と関係なくても、サポートを行った協調性がアピールできると、試験官に「大学で教員や学生をサポートする姿」を想像させることができ、印象がよくなります。

    コンプライアンス意識の高さ

    大学は公的機関のため、コンプライアンス意識の高い職員が好まれます。

    優れた能力を持っていても、コンプライアンス意識に疑念を持たれるようなエピソードは辞めたほうがいいでしょう。例として、以下のようなものです。

    【エピソードの悪い例】

    • 趣味:競馬・麻雀など、ギャンブルの印象が強いもの
    • ライバルを蹴落として、勝利したエピソード
    • ルールの抜け道を見つけ出して、成功したエピソード

    個性が強すぎるエピソードや、ギャンブルの印象が強いエピソードはNGです。

    「コツコツ努力を重ねた」「時間をかけて信頼関係を構築した」など、地道なエピソードのほうが印象はいいです。

    単純作業を苦にしない

    単純作業が地道にできる人は、大学事務に向いています。大学事務には地道なチェック作業が多いです。

    • 伝票をひたすらチェックする
    • 卒業論文、修士論文概要に誤字脱字がないかチェックする
    • ホームページの情報を逐一、更新する

    チェック業務をつまらないと感じる人は多いですが、単純作業を正確に継続できる人は評価されます。

    部活を9年間続けた、バイトをコツコツ続けて店長代理になったなど「継続エピソード」は良いアピールになります。

    大学職員「志望動機」の例文

    クラウチング・スタートする職員

    ES・履歴書で1番重視される大学職員の志望動機の書き方については、以下3つのポイントがあります。

    • 大学職員を志望した理由
    • その大学を志望した理由
    • 自分が貢献できること

    ベタな志望理由で構いませんが、自分の体験やエピソードに紐付けると説得力のある志望動機が書けます。

    大学職員を志望した理由

    大学職員という仕事を志望した理由は、確実に必要になります。

    よくある内容で問題ありません。例えば、以下のようなものです。

    • 日本の最先端の技術開発・研究をサポートしたい
    • 語学力を活かして、大学の国際化に貢献したい
    • 社会に出る前の大学生の学習面・生活面をサポートすることで、明るい未来に期待したい

    これに「自身の経験」や「経歴」「特技」を絡めて文書を仕上げられるといい志望動機になります。もちろん、大学での業務が未経験でも問題ありません。

    志望動機の例文

    私は理学部で細胞の研究を続けてきました。突飛なアイデアを思いつくよりも、データの取りまとめやスケジュール調整など、サポートを行うほうが自分には向いていると気づきました。教育を裏方でサポートできることに魅力を感じ、大学職員の仕事を志望しました。

    大学職員の仕事内容への理解は必要なので、ぜひ本サイトの他の記事もご覧いただき、理解を深めていただければと思います。

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    その大学を志望した理由

    志望動機を述べた後に必ず聞かれるのが、「他の大学でもできるんじゃない?」という質問です。

    他の大学と違いを説明した志望動機には下調べが必要になります。

    ホームページなどで、その大学が重視している「キーワード」を使いましょう。例えば以下のうようなキーワードです。

    • 国際共同研究
    • 他大学との合同カリキュラム
    • 就職支援
    • 地域貢献

    大学が力を入れている方針として、「国際共同研究」があるのならば、下記のような志望動機がいいでしょう。

    志望動機の例文

    国際共同研究を推進している貴学では、海外の大学との折衝・協定書締結が今後も増えると思います。ホテルのアルバイトの経験から、コミュニケーションは得意ですし、英語の書面を読む経験も重ねてきました。

    「英語ができる」というだけでは印象は普通ですが、「国際共同研究」を推進していることを織り交ぜて記載すると、格段に印象が良くなります。

    しかし、「大学ならではの特徴なんて見つからない」という人もいるでしょう。

    実際に採用に関わって感じるのは「縁」が強いということです。

    • 大学の卒業生である(家族・親族含め)
    • 大学のある地域に長年住んでいる
    • 大学が開発したサービス・設備などを利用している

    すでに縁がある人のほうが、志望動機に説得力があるのは間違いありません。

    それでも、全く縁がない採用者もいますので、大学が力を入れている「キーワード」を用いて、説得力のあるエピソードを作り、自信を持って「第一志望」だと伝えれば問題ありません。

    志望動機は面接でも必ず聞かれることなので、深掘りして最も時間をかけるべき部分です。

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    自分が貢献できることを織り交ぜる

    志望動機には、自分が貢献できることも織り交ぜるのがポイントです。

    過去に貢献できる能力を身に着けてきたことが、「志望動機に説得力」を与えるからです。

    「国際共同研究の推進に貢献したい」と言っても、語学力が低いのであれば、説得力がありません。

    「語学力ないと国際共同研究を任せられないけど・・・」となるのがオチです。

    【説得力のある経歴と志望動機のセット】

    • 事務職員はPCスキルが必要→PC検定資格を取得した
    • 今後、留学生が増える→英語と中国語を勉強している
    • 教員・職員の連携が必要→料亭のバイトでコミュニケーション力を磨いた

    習得したい能力が明確で、実際にそのためにスキルを積み上げてきた人は説得力があります。

    志望動機の例文

    3年間料亭でのアルバイトで、接客技術を身に着けました。今後、教員・職員の連携が重要だと思いますが、年上の方に好かれるコミュニケーション能力を身につけました。

    志望動機がうまくまとまらない人は、自分のアピールポイントから逆算して、志望動機を練っていくのもアリです。

    例:副ゼミ長として、スケジューリング・補佐業務を経験してきた

    スケジューリングを含め情報共有のツール・テンプレートを作成して円滑なコミュニティ運営を行ってきた。

    →貴学で重視している大学内の教職員連携に役立てると考えている。

    ES・履歴書は使い回しの内容で問題ない

    向いている人

    ここまで、大学職員の就職・転職活動に必要なES・履歴書のポイントを解説してきましたが、他の企業で使った書類を改変する形で問題ありません。

    もちろん全く同じ「自己PR」「ガクチカ(学生時代に力を入れたこと)」ではまずいです。ここまで説明してきた志望動機のポイントを抑えて、微修正を行いましょう。

    志望動機の作成は大学の仕事内容などを調べ直す必要がありますね。

    面接に進んだことを考えて「志望動機」は履歴書でもESでも力を入れるべきポイントです。

    まとめ:志望動機作成には調査が必要

    大学職員の採用を目指すための「ES・履歴書」の書き方のポイントを説明してきました。

    【ES・履歴書のポイント】
    • 説得力のある志望動機
    • 人をサポートしたエピソード
    • コンプライアンス意識の高さ
    • 単純作業を苦にしない

    こちらで紹介した点をまとめれば、書類選考は通過できるでしょう。

    志望動機はよく大学の情報を調べて、何度も練り直して、納得できる内容にすることをオススメします。

    この記事を読んでいただいた方が大学職員採用試験に合格することをお祈りしています。

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  • 平成元年生まれの30代、千葉県出身
  • 現役大学職員(大学職員歴:6年)
  • 大学では、教務・研究支援の業務を担当
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