- 大学職員の仕事内容を知りたい
- 学生対応以外の仕事はあるの？
- 大学事務の勤務時間や勤務場所は？
大学職員の仕事は、大学運営に関する事務全般を担当しています。
学生指導は大学教員である教授・准教授などが行いますが、施設管理や人事・会計などは大学事務職員の仕事です。
学生対応窓口での仕事を希望して大学職員になった人が、学生とは全く関わらない研究費の経理の仕事をしているということも少なくありません。
本記事では、大学職員の仕事内容や働き方について紹介していきます。「人のサポートをする仕事がしたい」と考えている人に向いている仕事だと思います。
- 平成元年生まれの30代、千葉県出身
- 現役大学職員（大学職員歴：6年）
- 大学では、教務・研究支援の業務を担当
- 民間企業での勤務経験・転職経験もあり
- 「ゆるふわ大学職員になろう」「教務.com」管理人
大学職員の仕事内容は「教員のサポート」
大学事務職員の仕事を一言でいえば「教員のサポート」です。
大学の役割は、「学生を教育し、最先端の研究で社会に貢献すること」です。
「教育」も「研究」も、教授などの大学教員が行う仕事です。これらの仕事をサポートするのが大学事務職員です。
例えば、以下の仕事があります。
- 教授会など会議の資料準備
- 実験道具購入の会計処理
- 教員・学生が使う施設・情報システムの管理
教員が、授業や研究に専念できるように、付随する業務を事務職員が担当しています。
正確に言えば、「学生のサポート」や「大学の財務管理」なども大学職員がやるのですが、「先生が忙しくてできない学生の進路指導サポートや会計処理」を大学職員が行っているという側面があります。
先生の秘書的役割が半分、会社のバックオフィス的役割が半分というイメージです。
先生をサポートする秘書的役割
具体的には以下の仕事があります。
- 出張時の旅費精算（財務・会計系）
- 学生に出した課題の1次受け（学務・教務系）
- 研究成果のホームページ掲載（総務系）
1人の職員が特定の先生についているというよりは、部署ごとに、会計処理の秘書・授業準備の秘書をやっているような感覚です。
「授業内容をシラバスシステムに落とし込むこと」や「研究費を獲得するための書類作成のサポート」をすることもあります。秘書でありながら、時に専門知識も必要になります。
大学運営を支えるバックオフィス的役割
バックオフィスとは、どんな会社にでもある「管理部門」のことです。具体的には、以下の仕事があります。
- 給与支払い・年末調整など労務関係手続き
- 大学全体の収支を管理する財務関係業務
- 大学の情報システムを管理するIT関係業務
先生に近い場所で「秘書的役割」をやっている部署もあれば、大学本部事務局でひたすら会計処理を行ってほとんど人と話さない部署もあります。
多くの職員は「秘書的役割」も「バックオフィス的役割」も担っています。
大学職員の勤務場所・勤務時間
勤務場所は先生が所属する「各学部の事務室」か「事務局（バックオフィスの本部）」のどちらかが大半です。
会社に営業支所と、本社があるのと同様ですね。
大学職員の勤務時間は８：３０〜１７：１５というところが多いです。だいたい1時間目の開始は9時前なので、その時間には始業し、5時間目が終わる18時頃までを勤務時間としているケースが多いです。
授業の時間に合わせて、早出や遅番、休日出勤を設定している部署もあります。
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大学職員の職種は「事務」か「技術」
大学職員の職種は「事務系」と「技術系」に分かれ、８割以上が「事務系」に属します。
大学の事務系職員は「事務」と「図書」
大学職員というと一般的に「事務職員」を指すことが多いです。
秘書的役割とバックオフィス的役割で大学運営のサポートを行います。
また、事務の中に「図書系」の仕事もあり、司書などの資格を持っている人が大学の図書館で働いています。
事務系職員の仕事は多岐に渡りますが、大分類としては３種類になります。
「学務・教務」「財務・会計」「総務・人事」です。
「学務・教務」（学生支援・就職支援・時間割冊子の作成など）
一番わかりやすいのが「学務・教務」の仕事です。学生に係る業務のことで、一例として以下の業務があります。
- 在学証明書・卒業証明書の発行
- 奨学金の申請手続き
- 留学生の生活支援
- 履修登録の確認
- 入試採点結果の取りまとめ
授業や入試問題の採点を行うのは「教員」ですが、履修登録の確認や入試採点結果の取りまとめなどは「学務担当の事務職員」が行います。
教務の疑問を解決するサイト「教務.com」も運営しています。
「財務・会計」（経理・支払・研究推進）
大学に係るお金関係の手続き全般も大学職員が行います。一例として以下の業務があります。
- 学生の入学金・授業料の納入
- 実験道具や書籍購入の経理
- 出張旅費の精算
- 研究費の取り扱い
あまり知られていないのですが、大学から大学教員に与えられている研究費の額は少額で、年間10万円に満たないという大学もあります。
大学教員には、自ら申請書を作成して、研究費を獲得する力が求められています。研究費を獲得できなければ、調査のための出張や実験物品の購入ができないという厳しい状況です。
研究費の獲得のためのサポート（申請書作成の手伝いや採択後の契約書の締結）を行うのも会計担当の業務です。
「総務・人事」（会議運営・広報・企画）
学務・会計以外の多くのことは「総務・人事担当」の仕事になります。一例として以下の業務があります。
- 給与・保険関係の手続
- 人事異動に関する各種手続き
- ホームページの管理・運営
- 大学運営に関わる企画
- 各会議資料の準備
どこの会社にもある「総務・人事担当」と大きくは変わりません。特徴的な点としては、学長や学部長の秘書的な役割として日程調整をしたり、大学の組織改革を進めたりする仕事があります。
その他（情報担当やブロジェクトチーム、医療事務）
大学職員の仕事には、「学務・会計・総務」に該当しない仕事もあります。
- 情報セキュリティ対策部署
- キャンパス移動のプロジェクトチーム
- 附属病院の医療事務
大学の目指すべき方向によって、新設される部署もあります。
大学の技術系職員は「電気」「機械」「建築」など
大学職員の中には「技術職員」がいます。
具体的には、電気・機械・建築・化学などの専門性を持った職員です。
【参考】技術系の仕事特集/関東甲信越地区国立大学法人等職員採用試験
教員が行う専門的な仕事のサポートで、事務職員ができない仕事を担当します。具体的には以下の仕事があります。
- 新築・耐震工事計画の策定
- 学生実験の指導・助言
- 実験施設の維持管理
民間企業であれば、一括で外注してしまうような仕事にも、専門の職員を雇用して、業務を行っています。
仕事内容の違い（常勤職員と非常勤職員）
大学職員も一般企業と同様、様々な勤務形態で働いている人がいます。
割合としては常勤職員が半分くらいで、残りが短時間勤務などの非常勤職員・派遣社員ということになります。
一般企業と同様、非正規職員の割合が大きくなってきている気がします。
それぞれ、常勤職員・非常勤職員（非正規職員・パート）・派遣職員と呼ばれます。
大学なので「社員」ではなく、「職員」と読んでいます。
常勤職員：人事異動があり、非定型的な仕事も担う
常勤職員（正規職員）が重要な仕事を担います。民間企業では「重要な仕事＝大きなお金が動く仕事」と思われがちです。
大学職員の仕事は「営業で数字を上げる」ということがほとんどないので、より責任のある仕事を常勤職員が担当します。
具体的な仕事の一例として以下の業務があります。
- 給与支払いの最終確認
- 契約書の締結
- 入試関係
- 卒業判定の業務
非常勤職員：定型的な仕事を行うのが基本
固定費である人件費を減らすために、多くの大学で常勤職員を減らし、非常勤職員を増やしています。
具体的な仕事の一例として以下の業務があります。
- 学生窓口での相談受付
- 証明書類の発行などの定型業務
- 会議の日程調整、資料準備
- データ入力
非常勤職員から常勤に登用されるケースもありますので、まずは大学の非常勤職員として勤務してみるのもオススメです。
派遣職員：臨時的な対応
一般企業と同様ですが、一時的に派遣職員さんに仕事をしてもらうこともあります。
大学内でも多いのは決算が近い時期に会計業務ができる「派遣職員」さんに仕事を一時的にお願いするというものです。
最小限の人数で事務を行っている大学も多いので、緊急の欠員に対して「派遣職員」に仕事をしてもらうこともあります。
大学職員の仕事の将来性・やりがい
大学に対して、「将来性がない」「やりがいがない仕事」ということをたまに耳にします。
これらの意見には一理ありますが、考え方次第だと思います。
日本の大学の将来性は不安。大学の企画力が試させる
日本の18歳人口が減っていくことは間違いありません。それだけをみると将来性がないという意見はわかります。
しかし、人口が減っていくというのはどの業界でも直面している課題です。。
その中で、魅力的な大学を作る企画力が試されています。
また、日本の18歳だけを対象にするのではなく、留学生を積極的に受け入れる、社会人を受け入れるという考え方もあります。
民間企業との「産学連携ベンチャー企業」も増えています。大学の政策がうまくいけば、現在以上に良い財務状態になることも考えられます。
大学職員ならば、どこの大学でもいいと考えて就職することはオススメできません。
大学職員の仕事の「やりがい」は人のためになると思うこと
大学職員は「やりがいがないのでは？」と言われます。
たしかに大学の主役は勉強する「学生」と、教育・研究を行う「教員」です。「大学職員」は縁の下の力持ちの役割です。
誰でもできる仕事をミスなくこなすことが求められます。ミスをしないことが大事な仕事ばかりです。
- 学生情報・人事情報の取り扱い
- 財務状況書類の作成
- 成績情報の入力・確定
- 入試結果の取りまとめ・発送
大学職員の営業力で受験者数を増やすなどということは求められません。（受験者へのアピールは教員の仕事と考えられています）
自分の努力が数字として現れる営業職のような「やりがい」は確かにないと思います。
「個人の結果」ではなく、自分の働きが先生や学生のためになっていると考えていれば、仕事を着実にできることが「やりがい」になります。
まとめ：サポートが得意な人には向いてる仕事
現役大学職員である筆者が、大学事務職員の仕事内容について紹介してきました。
大学には、様々な仕事・職種がありますが、大学職員の仕事は「縁の下の力持ち」的な仕事が多いです。
「教員や学生をサポートすることに尽くせる人」にとって大学職員の仕事は向いていると思います。
本記事で、大学職員の仕事内容が少しでも伝われば嬉しいです。この他にも大学職員の仕事・転職の記事を書いていますので、参考にしてもらえればと思います。
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