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大学の事務仕事がしんどい人にコツを伝授！『人を動かす』を読もう
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- 大学職員の仕事って意外と忙しい
- 仕事をたくさんふられて、業務が一向に楽にならない
- 効率的に仕事がしたい
こんなことを考えたことはありませんか？
大学職員はホワイトな職場と言われることがありますが、仕事がきついという人も多いです。
本記事では、大学の事務仕事がきつい人にむけて、筆者が今でも定期的に読み直す一冊の本をお伝えします。
大ベストセラーなので、知っている人も多いかもしれません。
デール・カーネギーの『人を動かす』です。
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この本は、僕が大学生の時に始めて読んで感銘を受けたのですが、大学職員に転職してから再度読み直して、仕事に活かしたところ、なぜか、仕事は楽になるし、周りから評価され始めたんです。
営業職では読んでいる人が多いみたいですが、大学の事務職でも効果はありました。
本記事の内容
- 『人を動かす』の内容
- 『人を動かす』がどのように大学の事務仕事に活きたか
- 『人を動かす』のお得な利用方法
おすすめする『人を動かす』について紹介していきます。
無料期間ありのAmazon Audibleで『人を動かす』が聞ける
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Contents
大学の事務仕事がしんどい原因は？
『人を動かす』の内容に入っていく前に、大学の事務仕事のきつい原因を考えましょう。
事務仕事のしんどさには以下の理由が考えられます。
- 業務内容が多く、幅広い
- PC作業ばかりで単調な作業が多い
- 教員をはじめとした人間関係
- やりがいを感じづらい
事務職員は楽だと考えていて、到底時間内にはできない仕事を教員から振られることもあります。
事務仕事を効率的に進める方法としてよく言われるのが「マニュアル化」や「効率化」です。
マニュアル化・効率化の例
- マニュアルや統一書式の作成
- 単語の辞書登録
- Excelのマクロを組む
- 業務や書類のデジタル化
「そんなこともうやってるよ！」という人も多そうですね。ここからが本題、事務仕事にも役立つ『人を動かす』の内容を紹介していきます。
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『人を動かす』の内容
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デール・カーネギーの『人を動かす』の初版は1937年で、全正解で累計1500万部を売り上げています。
『人を動かす』の目次は以下のとおりです。
〔目次〕
改訂にあたって
◇PART1 人を動かす三原則
1 盗人にも五分の理を認める
2 重要感を持たせる
3 人の立場に身を置く
◇PART2 人に好かれる六原則
1 誠実な関心を寄せる
2 笑顔を忘れない
3 名前を覚える
4 聞き手にまわる
5 関心のありかを見抜く
6 心からほめる
◇PART3 人を説得する十二原則
1 議論を避ける
2 誤りを指摘しない
3 誤りを認める
4 穏やかに話す
5 〝イエス〟と答えられる問題を選ぶ
6 しゃべらせる
7 思いつかせる
8 人の身になる
9 同情を寄せる
10 美しい心情に呼びかける
11 演出を考える
12 対抗意識を刺激する
◇PART4 人を変える九原則
1 まずほめる
2 遠まわしに注意を与える
3 自分の過ちを話す
4 命令をしない
5 顔をつぶさない
6 わずかなことでもほめる
7 期待をかける
8 激励する
9 喜んで協力させる
◇付 幸福な家庭をつくる七原則
1 口やかましく言わない
2 長所を認める
3 あら探しをしない
4 ほめる
5 ささやかな心尽くしを怠らない
6 礼儀を守る
7 正しい性の知識を持つ
訳者あとがき
『人を動かす』 デール・カーネギー
目次を見てわかる通り、『人を動かす』にかかれていることは、極めて基本的なことばかりです。しかし、本書を読んでいくと、自分が基本的なことすらできていないことに気づいていきます。
筆者が特に印象に残っているのは以下の部分です。
- 重要感を持たせる
- 誠実な関心を寄せる
- 期待をかける
逆の立場になるとよくわかりますが、自分のことに関心を持ってくれて期待をかけてくれる人に行為を持つことは多いです。
本書を読んで、具体的に大学の事務仕事がどう変わったか実例を紹介していきます。
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教員に笑顔を忘れず、誠実な関心を寄せる
大学職員と大学教員は一緒に大学を盛り上げていく仲間のはずですが、仕事上は敵対しているような場面もあります。
- 「書類の提出が遅れがちな教員」と「催促する職員」
- 書類の作成を教員・職員どちらがやるか
実際に、教員とのやりとりにストレスを感じている大学職員は多いです。
筆者は、『人を動かす』を読んでから、教員に誠実な関心を寄せることを意識しました。
教員の研究分野を知ることはもちろん、出張予定なども覚えておくようにしました。キャンパス内で会った際に挨拶とともに、出張先の雑談ができれば関係性は良好になります。
関心を寄せていて、笑顔で接していれば、教員も無下にはできないものです。雑談ができる先生は書類の提出が遅れることもなくなります。
お互いに助けあえる信頼関係が築けてやりがいにも繋がりますし、単純な事務作業にも意義を感じてきます。
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上司に重要感を持たせて、喜んで協力させる
上司には重要感を持たせることを意識しています。
- 指摘を受けた時に、知識の豊富さをさりげなく褒める
- 趣味・趣向を把握しておく
- 飲み会の誘いは断らない
休みが取れるか、やりたい仕事ができるかは上司の影響が大きいので、上司からは評価されておく必要があります。
仕事さえきっちりやっておけば、飲み会に行く必要はないという考えもありますが、あえて逆の立場を取ることが結果として自分の仕事が楽なものになると思います。
実際に、飲み会を断らず、上司の好きな食べ物を把握してお土産を買うなどしていたところ、管理職にも「のりが良くて、仕事ができる奴」と推薦されるようになりました。
重要感を与えておくと、「業務量が多い」などの相談にも応じてもらいやすいです。「仕事ができるお前が言うなら仕方ない」と業務量を調整してもらったことがあります。
大学の事務仕事の物量の多さは、人海戦術で乗り越えるのが1番です。
後輩に期待をかけて、遠回しに注意を与える
後輩指導やチームワークでも『人を動かす』は役に立ちます。
チームでの仕事（後輩や事務補佐員さんとのコミュニケーション）では以下の点を意識しています。
- 些細なことでも褒める
- 期待をかけていることを伝える
- 注意を与える時は遠回しに
1日に1個は褒めることを意識しています。「朝、鍵を開けてくれて助かる」「電話出てくれてありがとう」等
感謝を伝えていると、仕事の依頼も前向きに引き受けてくれます。また、上司が評価していることも伝えると効果は大きいです。
仕事のミスで注意するときも人を動かすの原則が役に立ちます。自分のミスの経験を伝え、遠回しに注意することで、自分で気づいてくれるケースがほとんどです。
後輩や事務補佐員との関係が良好であれば、自分で仕事を抱える必要がなく、事務仕事のしんどさを軽減させることができます。
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『人を動かす』が読める媒体
『人を動かす』はビジネスマンにも大学職員にも、学生にも効果がある書籍だと思います。
人を動かすは発刊より80年が経過しており、様々な媒体で読むことができ、解説本なども多く発売されています。
「新装版」が原著が生かされていて読みやすいと思います。「13歳から分かるシリーズ」などもありますが、ほかのシリーズでも十分に読みやすいです。
電子書籍での購入、図書館でのレンタルもできますが、僕のおすすめはAudibleです。
Audibleの特徴
- Amazonが提供する聞く読書
- 月額1,500円でオーディオブック聴き放題
- 聴き放題には『ジェイソン流お金の増やし方』や『夢をかなえるゾウ』など話題作から往年の人気作まで12万タイトル以上
ただでさえ仕事で忙しいのに、大事な余暇時間まで読書するのは大変ですよね？Audibleなら通勤時間などに聞くだけで書籍の内容が入ってきます。
特に、朝の通勤で聞くとその日の仕事で実践できるのでオススメですよ！
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まとめ：大学の事務仕事がきつい人は『人を動かす』から
大学の事務仕事がきつい人に『人を動かす』を紹介しました。
『人を動かす』の内容
- 誠実な関心を寄せて、重要感を与える
- 褒めて、期待する
- 相手にしゃべらせて、思いつかせる
仕事で人を動かすためのヒントが満載です。
大学職員ではコミュニケーション能力が高い人が多くはないので、『人を動かす』を読んで周りに差をつけましょう！
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