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大学職員の面接対策のコツ！質問の定番5つと志望動機のポイント
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大学職員に採用されるには、民間企業とは違う面接対策が必要です。
大学職員の面接対策をしている方に向けて、職員の採用に関わっている筆者が大学職員採用内定のコツを紹介します。
本記事の内容
- 大学職員の面接でよく聞かれる基本の質問5つと回答の考え方を紹介
- 大学職員ならではの面接対策の3つのコツを紹介
- 大学職員の面接に関するよくある疑問を解決
本記事を読んだ方が、大学職員に採用されるために必要な情報を余すことなく書いておりますので、是非参考にしてください。
事務補佐員として、パートで働く方の面接にも役立つ内容になっています。
筆記試験の対策方法は以下の記事でも紹介しています。
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Contents
大学職員の面接で聞かれる5つの質問
面接で質問される内容は大別して5つに分かれています。
5つの内容について深掘りしておけば、たいていの質問には回答できるようになります。
- 自己紹介・自己PR
- 受験大学の志望動機
- 大学業界の志望動機
- 過去の実績
- 将来の展望
自己紹介・自己PR
就職・転職活動では定番となっているのが自己紹介・自己PRです。
質問例
- 1分程度で自己紹介をお願いします。
- 簡潔に志望動機を含めて自己PRをお願いします。
自己紹介には、「氏名・出身大学（在籍企業）」を確認するだけのものと、自己PRや志望動機を含めて回答が求められるものがあります。
30秒・1分・2分の3パターンに分けて自己紹介をできるように練習しておきましょう。
- 30秒・・自己紹介と出身、趣味、意気込みなどでOK
- 1分・・・自己紹介に加えて、特技や自分の強みを踏まえて自己PRを含むことが多い
- 2分・・・自己紹介・自己PRに簡単な志望動機を話す時間がある
面接官のリアクションを確認しつつ、物足りなそうでしたら「もう少々続けてよろしいですか？」と確認し、追加して話をする工夫も必要です。
受験大学の志望動機
1番時間をかけて考えるべきなのが、受験大学の志望動機です。
質問例
- 本学の志望動機をお願いします。
- 本学の強み・弱みはどんなところだと思いますか。
「受験大学でなければならない理由」を深掘りして志望動機を考えましょう。
- なぜ他の大学ではできないのか？
- その大学にしかない魅力はなにか？
- 大学に自分だから貢献できることはあるか
大学の情報を調べると、似たような取り組みが多くあることがわかります。
母校である、出身地である等、繋がりがない場合は説得力のある志望動機を作るのは難しいです。
そんな時は、大学が目指すビジョンと自分の実績を繋げて志望動機を作成するのがオススメです。
例)
貴学では留学生の受け入れ数を日本一にするというビジョンがあります。私はTOEIC800点で、現在中国語を勉強中のため、貴学のビジョン達成に貢献できると考えました。
単純に大学に関する質問もありますので、ホームページや広報誌だけでなく、文部科学省のホームページや書籍で情報収集を行うといいでしょう。
大学業界の志望動機
受験大学の志望動機とあわせて、大学業界の志望動機も準備しておきましょう。
質問例
- 大学業界を目指す理由を教えてください。
- 私立大学と国立大学の違いはなんだと思いますか？
大学業界を志望する理由はもちろん、近い業界の情報を収集して置く必要があります。
- 教育機関として中学・高校・専門学校
- 公的機関として公務員
- 私立大学と国立大学
他の業界と比較した大学業界の魅力、大学業界の将来性について自分の意見を話せるといいでしょう。
以下の記事で、大学業界のやりがいについて紹介しています。
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過去の実績
学生時代に力を入れたこと（ガクチカ）、転職者の場合は前職で身につけたスキルについて整理しておきましょう。
質問例
- 学生時代に力を入れたことと、その経験で得た力を教えてください。
- あなたの強みはなんですか？
就職面接の定番なので、自分の長所・強み・特技は回答できる人が多いと思います。
できれば、大学職員に合わせた強みを伝えることができると印象が良くなります。
具体的には以下の2つの力です。
- コツコツ継続する力
- サポートする力
大学職員の仕事は、学生・教員のサポートがメインで、地味な仕事をミスなく行うことが求められます。
「我慢強く継続した経験」「サポート役に徹した経験」があると大学職員に向いてるアピールになります。
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大学職員に向いてる人の特徴4選！求められる能力・必要な能力も紹介
将来の展望
面接が進むと、将来性に関する質問が増えてきます。
質問例
- 長期的なキャリアプランはありますか？
- 少子高齢化が進んでいますが、代が業界の将来性はどのように考えていますか？
深く自己分析・業界研究していないと答えにくい質問もあるので、事前に対策を練っておきましょう。
回答内容は自分で考える必要がありますが、回答の基本的な考え方は以下のとおりです。
- 長期的に働く計画がある
- 長期的な視点で物事を考え、意見を述べることができる
- 将来を見据えた行動を現在している
「将来は〇〇のように考えているので、現在このような力をつけています（勉強しています）」という話ができると説得力があります。
大学職員の面接対策3つのコツ
面接で評価されるポイントに「コミュニケーション能力」「協調性」「意欲」などがありますが、大学職員の採用面接で、特別に気をつけるべきポイントは以下の3点です。
- コンプライアンス意識の高さをアピールする
- 公的機関ならではの事前調査を行う
- 面接官に合わせて、求められた回答をする
コンプライアンス意識の高さをアピールする
大学は国が設置を認めた教育機関です。
公的機関のため、民間企業よりも厳しい「コンプライアンス＝法令遵守」が求められます。
職員の不法行為や逮捕はすぐにニュースになり広まるため、コンプライアンス意識の高い職員を採用しています。
具体的には、民間企業で評価される以下の能力や発言は大学ではあまり評価されません。
- 若いうちは寝ないで働きます。
- 1人で何でもできるようにスキルアップに励みます。
- 教員や学生と密な関係性を築いて、成果を出します。
大学職員の面接では以下のように言いかえるべきです。
大学職員の面接でのスタンス
- ワークライフバランスを重視して、勤務時間に集中して働きます。
- チームで協力して、業務を遂行します。
- 業務知識を深めて、教員や学生に信頼されるよう努めます。
また、個人の能力よりも、周りと協力して仕事を遂行する力が大学事務には重視されます。
筆者が最終面接を受けたときも、「ワークライフバランスを大切にしながら、効率的に仕事をすすめることを意識したい」と話をして、採用されています。
同様に「個人情報の取扱い」や「ミスしたときに隠さずに対応する」などが求められる行動となります。
成果を出すことだけをアピールするのではなく、コンプライアンスも理解していることを意識して、質問に答えるといいでしょう。
公的機関ならではの事前調査を行う
大学は公的な教育機関であるため、様々な情報が公開されています。
大学職員の採用面接でアピールすべきは「時間をかけて調べてきたことがわかるコアな情報」です。
以下に挙げる多くの就活生が使う情報源では、差がつきにくいです。
- 大学ホームページ
- 広報誌
- 説明会で配布された資料
- 新聞、ネットニュース
採用面接での事前調査は以下の情報にあたるべきです。
大学職員の面接でチェックするべき事前情報
- 文部科学省ホームページ
- 中期計画資料（文部科学省のホームページにあり）
- 実際の職員に聞いた話
- 書籍
実際に、筆者は面接で「中期計画資料で、次期は情報セキュリティ対策の強化が必要だとありますが、具体的にどんなことを推進していますか？」と聞きました。
面接官は「中期計画まで見てるなんて凄いね。確かにセキュリティ対策に力を入れていて・・・」と話が盛り上がりました。
※「中期計画」とは、国立大学が定める数年間の運営方針のようなものです。
説明会資料などにない情報を調べることで「志望度の高さ」をアピールすることができます。
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面接官に合わせて、求められた回答をする
大学職員はサポート的な仕事が多く、「お役所的」と言われることが多いですが、革新的な考えを持つ人も一部います。
- お役所的な人・・・ルールに則って仕事を進める人
- 革新的な人・・・・ルールは後でいいから、学生・教員のために仕事をすすめる人
割合的には「お役所的職員：８割」「革新的職員：２割」くらいでしょうか。
可能であれば、質問内容などから、どちらのタイプの面接官かを探って答えを微修正するのがオススメです。
- お役所的な人対策・・・「コツコツ努力」「協調性」でアピール
- 革新的な人対策・・・・「リーダーシップ」「アイデア」でアピール
また、面接官には体育会系で毎週末に野球をやっている課長もいます。そういったタイプであれば、自身の運動経験・体育会系に対応できることなどをアピールするといいです。
お役所的な面接官を相手にした場合は、「従順な部下」「チームで一緒に働きたい」と意識させることが重要です。
大学職員の面接に関するよくある質問
大学職員の面接に関して、よく聞かれることもまとめておきます。
逆質問に対してはどう回答する？
逆質問でオススメの回答は以下の記事で紹介してますので、気になる方は参考にしてください。
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大学職員の最終面接で聞かれた質問を紹介！倍率や逆質問のコツも解説
新卒と既卒どちらが有利？
京都大学のデータでは、新卒（49％）と転職（51％）の割合はほぼ同じとなっています。
社会人経験がある分、面接では既卒のほうが能力が高く見えますが、新卒ならではのフレッシュさも求められています。
新卒だと不利ということはありません。
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事務補佐員面接の内容は？
契約社員である事務補佐員も面接は、本記事で紹介したことよりも、業務内容・勤務時間・家族構成などについても聞かれることが多いです。
- パソコン業務の経験、メール・Word・Excelは使えるか
- 家族事情などで勤務時間の調整を希望することがあるか
- 残業が発生しても問題ないか
事務補佐員の仕事内容は以下の記事で紹介しています。
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大学の事務補佐員になるのは難しい？仕事内容や採用のポイントを解説
事務補佐員面接の服装は？
就職活動の面接はスーツで行いますが、契約社員である事務補佐員はオフィスカジュアルの服装で問題ありません。
市役所などで受付をしているような派手な服装でなければ、スーツでなくても構いません。
スーツの方も3割くらいはいますので、スーツでももちろん問題ありません。
履歴書の写真もスーツの必要はありません。
御社・御学・御校・貴校・貴学どれが正解？
大学職員の面接では、貴学（きがく）を使うのが一般的です。
御社（おんしゃ）は不自然ですが、御学（おんがく）・御校（おんこう）・貴校（きこう）と言ったからといって不合格になることはありません。
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まとめ：面接対策は5つの内容を深掘りしておく
大学職員の面接対策のコツを紹介しました。
大学職員の面接対策のコツ
- 自己ＰＲ・大学の志望動機・大学業界の志望動機・過去の実績・将来の展望を整理し、想定問答を作っておく
- 公的機関ならではの回答を意識する
- 文部科学省のホームページや書籍で情報収集
時間をかけて対策すれば、他の就活生と差をつけることができます。
面接が苦手で、アルバイトなどでも不採用になることが多いという人は通信講座などの面接対策で直接アドバイスを貰うもいいでしょう。
皆さんの採用試験合格を応援しています。
面接で不合格となってしまう人の特徴は以下の記事でまとめていますので、確認してみてください
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