大学の事務補佐員になるのは難しい？仕事内容や採用のポイントを解説

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大学の求人を探していると「事務補佐員」の求人が出ていることがあります。

大学の仕事だから難しそう
仕事内容が想像できない
採用倍率はどれくらい？

そんな方に向けて、大学の事務補佐員の仕事内容や採用のポイントなどについて解説していきます。

本記事の結論

事務補佐員の採用されるのも、業務を行うのも難しくない
事務補佐員の採用倍率は2～3倍程度
事務室付・研究室付や技術補佐員との違いについても解説

現役大学職員が採用のために抑えておくべきポイントなども紹介していくので、参考にしてもらえればと思います。

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Contents

大学の事務補佐員とは？
大学の事務補佐員の仕事内容
- 事務室の事務補佐員
- 研究室の事務補佐員
事務補佐員に求められる能力
事務補佐員で採用されるためのポイント
大学の事務補佐員として活躍してるのはどんな人？
事務補佐員に関するよくある質問
まとめ：採用は難しくないため、積極的に応募を！

大学の事務補佐員とは？

大学の事務補佐員は、以下のような勤務形態で働く職員のことをいいます。

項目	内容
契約期間	数ヶ月～5年程度
業務内容	大学教職員の補助的業務
勤務形態	週1日～フルタイム（週5日40時間）までさまざま
給与	時給または日給制
保険	労働時間に応じて雇用保険・社会保険に加入

大学の事務補佐員の雇用形態

大学で働く事務職員の3割が事務補佐員という大学もあり、大学を支える非正規雇用の職員と言えます。

また、事務補佐員というとパートタイマーのイメージもあるかもしれませんが、パート（短時間勤務）とフルタイム（常勤と同勤務時間）の事務補佐員がいます。

大学の事務補佐員の仕事内容

大学の事務補佐員はその名の通り、教職員の事務仕事を補佐するお仕事です。

事務補佐員としての採用でも分類が大きく2箇所に分かれます。

事務室の事務補佐員

大学の事務室で勤務する事務補佐員です。

筆者のような大学職員の業務の一部を担当したり、補佐したりする仕事です。

事務室の事務補佐員の仕事の一例

学部の窓口で、履修相談・証明書発行・忘れ物の預かりなどの業務
経理課で、支払伝票の処理、授業料納入の手続き
人事課で、採用・退職のデータ登録、職員研修の補助、その他雑務

大学職員と同様、行う仕事は総務系・会計系・学務系のいずれかが8割を占めます。

正社員の仕事の一部を受け持ったり、学生対応・電話対応を行うことが多いです。基本的にはパソコンの前での仕事がメインです。

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研究室の事務補佐員

事務室ではなく、教授や准教授が仕事をする研究室で仕事を行うのが、研究室の事務補佐員です。

すべての研究室に事務補佐員がいるわけではありませんが、忙しい医学系や工学系の先生は秘書として事務補佐員を採用していることが多いです。

研究室の事務補佐員の仕事の一例

教員や研究室所属学生のスケジュール管理
教授が作成する書類の代理作成やデータ取りまとめ、翻訳
その他、先生の秘書的役割全般

大学教員は学生の教育と研究が主な仕事ですが、その他にも雑務が多くあり、書類の作成やデータ入力などを事務補佐員が担当することがあります。

先生から言われたことをやる秘書的役割というケースもあれば、翻訳やデータ処理などを専門に担当する事務補佐員もいます。

事務補佐員に求められる能力

事務補佐員の仕事は教職員のサポートなので、難しい仕事はほとんどありません。有期雇用なので、代わりの人や上司が担当できるように、基本的には業務マニュアルが整備されています。

大学職員と同じく下記4つが事務補佐員に求められる能力です。

社会の役に立ちたいというマインド
サポートが好き
コミュニケーション能力が高い
ミスがなく堅実

これらに合った志望動機や自己PRを作り上げれば、第一関門突破と言えるでしょう。

関連記事：大学職員に向いてる人の特徴4選！求められる能力・必要な能力も紹介

事務補佐員で採用されるためのポイント

事務補佐員は一般公募で行うことが多いため、1名の募集に対して時期によって1名しか応募がないということもあれば、5名以上応募があるということもあります（1月・4月は応募者が多く、夏～秋は応募者が少なめです）。

平均的な採用倍率は2～3倍程度になるでしょう。

事務補佐員の採用で知っておくべきポイントを紹介していきます。

PC業務が苦手だと採用は難しい

事務補佐員は、PCでの作業が中心の仕事です。

「PC業務に自信がない」ということでは採用に大きなマイナス評価になるため、PCが苦手ということはなるべく言わないようにしましょう。

メール
Word・Excel・PowerPoint
タッチタイピング（ある程度の速さでタイピングができる）

これらは問題なく使えるレベルになっておく必要があります。

学務系なら語学力、会計系なら簿記資格があると有利

事務補佐員の仕事は勤務場所・業務内容が様々で、必要とされる専門的なスキルも場所によって異なります。

学務係や留学生担当・・・語学力
経理・会計系の業務・・・簿記資格、伝票処理等の経験
研究室の事務補佐員・・・教員次第だが、秘書としての能力

勤務場所で求められる能力があると採用がぐっと近づきます。

大学職員の仕事について予習するなら、以下の書籍が参考になります。

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採用者が内々で決まっていることがある

業務内容に適した資格を持っているのに、不採用となることもあるかもしれません。

実は、内々で採用者が99％決まっているのに面接を行うこともあります。

以前に大学で勤務していた事務補佐員や関連機関で勤務していた非正規職員が公募の開始後に、推薦されることがあります。

公募を行った以上、選考は行われますが、結果としては推薦された方が採用になるというケースです。

稀に内々で採用者が決まっているケースもありますので、1回不採用になったくらいでは、あまり気にしないようにしましょう。

居住地や勤務時間が能力より優先されることもある

居住地や勤務時間で採用者を決めることもあります。

非正規職員とはいえ、勤務時間に融通がきく人のほうが採用されやすいのは間違いありません。

また、居住地と勤務地が離れていて、採用を敬遠されることもあります。

大学ではテレワークが減っているため、職場に近く、勤務時間を調整しやすい方が採用に近づきます。

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大学の事務補佐員として活躍してるのはどんな人？

大学の事務補佐員として活躍する8割以上は、30～50代の女性です。

一部に、20代や60代以上の職員、男性の職員もいます。育児が落ち着いて、短時間勤務の仕事を探していたという方が多いです。

業務知識・スキルを活かして働いている人もいますが、PC業務のスキルとコミュニケーション能力があれば、業務内容関係なく活躍できると思います。

あくまで、教員や正規職員の補佐なので仕事内容に関しては難しく考えなくて大丈夫です。

参考に、正社員にとっての激務な部署・楽な部署は以下の記事にまとめているので、気になる方は読んでみて下さい。

関連記事：大学職員の激務部署・楽な部署・出世におすすめの部署を紹介

事務補佐員に関するよくある質問

大学の事務補佐員に関するよくある質問をまとめました。

大学職員の仕事について情報収集したい

本サイトで、大学職員の仕事内容などについて発信しているので、他の記事も読んでいただけると参考になるかと思います。

【関連記事】大学職員・教員は福利厚生が充実！国立大学法人は学内施設の利用も可能

【関連記事】大学職員の仕事は楽すぎ！現役職員が具体的な内容を紹介

1年間の短期契約で不安

事務補佐員は期間の決まった非正規雇用のため、契約期間が1年未満で設定されることが多いです。

更新の予定がある場合は、以下のように記載されます。

更新する場合があり得る。更新する場合は、１年ごとに行う。
更新は、予算の状況、従事している業務の進捗状況、契約期間満了時の業務量、勤務成績、勤務態度、健康状況等を考慮のうえ判断する。

東京大学　採用情報

勤務状況に問題がなければ、3年もしくは5年は更新されると考えていいでしょう。一方で、5年以上の長期間の勤務をすることは難しいです。

5年以上契約をすると無期転換ルールが生じる
事務補佐員雇用のための研究費予算が数年単位で、長期間に及ばない。
※文部科学省の研究費の多くは2-5年間での利用期間となっています

【無期転換ルールとは？】

無期転換ルールは、同一の使用者（企業）との間で、[有期労働契約が5年を超えて更新された場合]、[有期契約労働者（契約社員、アルバイトなど）からの申込み]により、[期間の定めのない労働契約（無期労働契約）に転換]されるルールのことです。

厚生労働省　無期転換ルールについて

正規職員を目指す人は契約期間内に正社員登用試験にチャレンジするといいでしょう。

事務補佐員の正社員登用はある？

事務補佐員の正社員登用を行っている大学は多いです。

実務経験があり、コミュニケーション能力の高い職員を積極的に正社員登用しています。

事務補佐員からの正社員登用については、以下の記事で紹介しています。

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大学職員は契約社員から正社員登用が狙い目！正規採用は狭き門

正社員登用を目指す場合の注意点は2つです。

パートタイムよりフルタイムの事務補佐員のほうが有利
研究室勤務より事務室勤務のほうが有利

正社員登用の面接官は大学職員の管理職なので、事務室で長時間勤務している方が活躍をアピールしやすいという単純な理由からです。

事務補佐員と技術補佐員の違いは？

国立大学では、事務補佐員・技術補佐員・技能補佐員と違う名称で募集されることがあります。

以下は、それぞれの職種（事務補佐員、技術補佐員、技能補佐員）とその業務内容を表にまとめたものです。

職種	業務内容
事務補佐員	教職員の事務の補佐を行う
技術補佐員	教職員の技術的な業務の補佐を行う
技能補佐員	簡易的な技能業務を行う

大学の非常勤職員の職名の違い

技術補佐員の業務は、動物実験の管理や実験データの収集・管理など、事務処理ではない業務を伴う仕事です。

実験機器を使える、分析ソフトを使えるなど技術補佐員の雇用にはスキルが求められることもあります。

一方で事務補佐員は、一般的なPCソフト利用が中心です。

また、技能補佐員という職種は単純な業務（清掃や書類整理など）を行います。

事務補佐員と技術補佐員は同程度の給与で、技能補佐員は少し低い時給が設定されています。